Sammlungserfassung und Fundort-Etikettendruck​ - Collection registration and location label printing

  • Sammlungserfassung und Fundort-Etikettendruck


    Hallo zusammen,


    das Verwalten und Etikettieren meiner Sammlungstiere war viele Jahre ein Thema, von Word über Access bin ich dann im Rahmen meiner Beteiligung am BOLD Projekt im Jahr 2009 bei Excel gelandet und bis heute geblieben.


    Der Aufbau meiner Sammlungs-Datei orientiert sich an den für BOLD notwendigen Mindestinformationen je Tier, ergänzt um nomenklatorische und sammlungsrelevante Informationen/Details.


    Damit war das Thema Sammlungserfassung und -verwaltung auf Basis einer einfachen „Datenbank“ erledigt und offen blieb das Drucken der Etiketten.


    Zu Anfang habe ich durch mühsames zellenweises Kopieren die notwendigen Daten in eine vorgefertigte Excelvorlage kopiert und diese dann ausgedruckt. Damit jetzt dank meines Neffen seit 2019 Schluss. Durch eine Makrofunktion können jetzt beliebig viele Etiketten direkt aus der Sammlungsdatei gedruckt werden.


    In der Anlage findet ihr die für ACTIAS optimierte Excel-Datei, welche ihr bei Interesse gerne herunterladen könnt.


    Zur Exceltabelle und der Druckfunktion im Folgenden einige Erklärungen

    • Alle Bezeichnungen sind in deutscher und englischer Sprache aufgeführt.
    • Damit die Druckfunktionen durch Änderungen der deutschen Bezeichnungen, welche im Makro verwandt werden, nicht zerstört wird, wurden die wichtigsten Zellen (deutsche Bezeichnungen – Zeile 6) in der Sammlungsübersicht gesperrt.
    • Blanco-Blatt – enthält das Etikettenmuster, in welche die einzelnen Zelleninhalte für den Druck kopiert werden. Die From darf nicht verändert werden, da sie dem Makro als Druckvorlage dient. Schrifttyp, -größe und Farbe können hingegen wie in Excel üblich über die Menüzeile geändert werden.
    • Die englischen Bezeichnungen in Zeile 7 können angepasst werden.
    • Die enthaltenen Einträge sind Auszüge aus meiner Sammlung und dienen als Muster / Ausfühlhilfe.
    • Die Angabe des „Name of Collector“ kann individuell aufgefüllt werden und steht für den Namen des Sammlungsinhabers. Dieser Name erscheint auf dem Etikett (s. Musterdatei).
    • Die Liste kann beliebig durch das Markieren der letzten Zellenreihe (A-U) und das anschließende Anfügen, erweitert werden. Die Anzahl der möglichen Zeilen, also möglichen Sammlungstiere, sollte, legt man die Excelmöglichenkeiten mit 1.048.576 Zeilen zu Grunde, ausreichend sein 😊.
    • Filterfunktion – Zeile A7 bis U7
    • Druckfunktion
    • Alle „X“ werden automatisch durch das Anklicken des Buttons „X“ bei Drucker löschen / „X“ delete in plot“.
    • Die Ausführung der Etiketten, also Schriftart und -größe kann nicht angepasst werden. Die Größe der Etiketten kann durch Skalieren in den Druckoptionen angepasst werden.
    • Drucken

    Durch die Filterfunktion lassen sich gezielt alle Tiere einer Familie, Subfamilie, Gattung, Art, Unterart oder eines Kontinents, eines Landes, usw. auswählen und individuell bearbeiten. Die Filterfunktion erlaubt auch das Abgleichen von Daten hinsichtlich einer einheitlichen Schreibweise aller erfassten Einträge.


    Durch Eintragen eines „X bzw. x“ in der Spalte B in den Zeilen, für welche die Etiketten gedruckt werden sollen, werden alle Angaben für den Druck „definiert“. Durch das Anklicken des Buttons „Lable erstellen / create Lable) wird das neue Excel-Blatt mit allen ausgewählten Etiketten gedruckt und als neues Excelblatt mit Datum und Uhrzeit als Name angelegt. Dieser Name kann beliebig geändert werden.


    Sollte das Blatt fehlerhaft sein oder nach dem Ausdruck auf Papier nicht mehr benötigt werden, kann dieses durch das Anklicken des Buttons „Dieses Blatt löschen /delete this sheet“ einfach gelöscht werden.


    Die besten Druckergebnisse nach diversen Tests erzielt man mit einem Laserdrucker. Damit sich das Etikett später nicht wellt, verwende ich Papier mit einem Gewicht 120 bzw. 160 g/m². Da sich das Papier durch die entstehende Wärme während des Druckvorgangs ebenfalls erwärmt und dadurch wellt, ist es ratsam, das warme Blatt vollflächig zu beschweren bis es abgekühlt ist.


    Die Filter- und Druckfunktion wurde von mir getestet. Zur Verwendung der Tabelle ist MS Excel zwingend erforderlich.


    Bei Fragen zur Handhabung oder etwaigen übersehenen Bugs bitte melden.


    Grüße

    Eric



    English Version


    Collection registration and location label printing


    Hello everyone,


    managing and labelling my collection species has been an issue for many years, from Word via Access I then landed on Excel as part of my involvement in the BOLD project in 2009 and have remained there to this day.


    The structure of my collection file is based on the minimum information per animal required for BOLD, supplemented by nomenclatural and collection-relevant information/details.


    With this, the topic of collection registration and administration on the basis of a simple "database" was done and the printing of labels remained open.


    In the beginning, I copied the necessary data into a prefabricated Excel template by laboriously copying it cell by cell and then printed it out. Thanks to my nephew, this has been a thing of the past since 2019. Using a macro function, any number of labels can now be printed directly from the collection file.


    Enclosed you will find the Excel file optimised for ACTIAS, which you are welcome to download if you are interested.


    Following some explanations of the Excel table and the print function

    • All designations are listed in German and English.
    • So that the print functions are not destroyed by changes to the German designations used in the macro, the most important cells (German designations - line 6) have been locked in the collection overview. 3.
    • Blanco sheet - contains the label pattern into which the individual cell contents are copied for printing. The From must not be changed, as it serves as a print template for the macro. Font type, size and colour, on the other hand, can be changed via the menu line as usual in Excel.
    • The English designations in line 7 can be adapted. 5.
    • The entries are excerpts from my collection and serve as a sample.
    • The entry of the "Name of Collector" can be filled in individually and stands for the name of the collection owner. This name will appear on the label (see sample file).
    • The list can be extended as desired by marking the last row of cells (A-U) and then appending. The number of possible rows, i.e. possible collection animals, should be sufficient, based on the Excel possibilities with 1,048,576 rows 😊.
    • Filter function - line A7 to U7
    • Print function
    • All "X "s are automatically deleted by clicking on the button "X" at printer / "X" delete in plot".
    • The design of the labels, i.e. font and font size cannot be adjusted. The size of the labels can be adjusted by scaling in the print options.
    • Printing

    Using the filter function, all animals of a family, subfamily, genus, species, subspecies or a continent, a country, etc. can be selected and processed individually. The filter function also allows the matching of data with regard to a uniform spelling of all recorded entries.


    By entering an "X or x" in column B in the lines for which the labels are to be printed, all entries are "defined" for printing. By clicking the button "Lable erstellen / create Lable) the page with all selected labels is printed and created as a new Excel sheet with date and time as name. This name can be changed as desired.


    If the sheet is faulty or is no longer needed after printing on paper, it can simply be deleted by clicking on the button "löschen /delete this sheet".


    The best printing results according to various tests are achieved with a laser printer. To prevent the label from curling later, I use paper with a weight of 120 or 160 g/m². As the paper also heats up during the printing process, it is advisable to weigh down the whole surface of the warm sheet until it has cooled down.


    The filter and print function has been tested by me. MS Excel is required to use the table.


    Please contact me if you have any questions about the handling or if you have overlooked any bugs.


    Regards

    Eric

  • https://insektenlifestyle.com
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